Kako izdati potni nalog

Potni nalog je dokument, s katerim podjetje odredi službeno pot in nato obračuna njene stroške. Sestavljen je iz dveh delov: naloga (odredbe pred potjo) in obračuna (poračuna po njej). Pravilno izdan nalog je pogoj, da so kilometrina in dnevnice neobdavčene za zaposlenega in davčno priznan strošek za podjetje.

Na kratko

• Nalog izdaš pisno pred potjo; pri ustni odreditvi najkasneje v dveh dneh.
• Predpisanega obrazca ni — šteje vsebina: potnik, relacija, namen, čas, vozilo.
• Po poti slediš z obračunom: kilometri × 0,43 €, dnevnice po urah, priloženi računi.
• Nalog je knjigovodska listina — hrani jo urejeno in trajno dostopno (praviloma 10 let).

Zakaj je potni nalog sploh pomemben

Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov (PISRS) neobdavčenost povračil izrecno pogojuje z dokumentiranostjo: povračilo stroškov prevoza na službeni poti se ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Iz naloga mora biti razvidna tudi odobritev delodajalca za uporabo posamezne vrste prevoza.

Povedano naravnost: brez naloga ni neobdavčene kilometrine. Pri davčnem pregledu so pomanjkljivi ali fiktivni potni nalogi med najpogostejšimi razlogi za doplačilo dajatev.

1. korak — nalog: odredba pred potjo

Nalog se izda pisno pred začetkom poti in ga podpiše direktor oziroma pooblaščena oseba. Če je bila pot zaradi objektivnih okoliščin odrejena ustno (nujen izredni servis, intervencija), se pisni nalog izda najkasneje v dveh dneh po odhodu.

Nalog mora vsebovati:

• zaporedno številko in datum izdaje,
• podatke o potniku (ime, priimek, delovno mesto, prebivališče),
• predviden datum in čas začetka ter konca poti,
• relacijo (kraj odhoda, cilj, vmesni postanki),
• namen poti — konkreten: “montaža pri stranki Novak d.o.o.”, ne zgolj “teren”,
• odobreno prevozno sredstvo (lastno vozilo z registrsko številko / službeno vozilo / javni prevoz),
• osnovo za obračun (kilometrina, dnevnica, prenočevanje) in višino predujma, če je izplačan,
• podpis odredbodajalca.

2. korak — obračun: poračun po poti

Po opravljeni poti potnik nalog dopolni z dejanskimi podatki in ga odda v obračun — najbolje v nekaj dneh po vrnitvi, dokler so podatki in računi še sveži. Obračun pretvori dejstva poti v zneske:

Postavka	Kako se obračuna
Kilometrina	prevoženi km × 0,43 €/km (podrobnosti)
Dnevnica	po trajanju poti: 9,69 / 13,88 / 27,81 € (podrobnosti)
Prenočevanje	dejanski strošek po računu
Drugi stroški	cestnina, parkirnina, vozovnice — po priloženih računih

Primer: enodnevna pot Ljubljana–Koper in nazaj, od 7.00 do 18.00 (11 ur):

• kilometrina: 210 km × 0,43 €/km = 90,30 €,
• dnevnica (nad 8 do 12 ur): 13,88 €,
• parkirnina po računu: 6,00 €,
• skupaj za izplačilo: 110,18 €.

Obračun podpišeta potnik in odgovorna oseba, izplačilo pa se izvede na račun potnika — praviloma skupaj s plačo ali v roku, ki ga določa interni akt.

Tako izgleda izdan nalog z obračunom: relacija, časi in zneski na enem zaslonu, priloge pripete.

Obvezni podatki na enem mestu

Sklop	Podatki
Identifikacija	zaporedna številka, datum izdaje
Potnik	ime, priimek, delovno mesto, prebivališče
Čas	začetek in konec poti (datum, ura)
Pot	relacija, vmesni postanki, namen
Vozilo	lastno / službeno, registrska številka
Obračun	kilometri, kilometrina, dnevnice, priloge
Podpisi	odredbodajalec (nalog), potnik in odgovorna oseba (obračun)

Predpisanega obrazca ni — tradicionalni tiskani obrazec je zgolj navada. Nalog je lahko tudi elektronski, če vsebuje vse zgornje podatke in je ustrezno potrjen ter shranjen.

Zaporedne številke brez vrzeli

Nalogi naj se številčijo zaporedno in brez preskokov znotraj podjetja. Vrzel v številčenju vzbudi sum, da se nalogi ne izdajajo sproti, ampak “proizvedejo” pred pregledom — to je klasična rdeča zastavica davčnega nadzora. V aplikaciji nalog.si se zaporedna številka dodeli samodejno ob izdaji, zato vrzeli sploh niso mogoče.

Hramba: nalog je knjigovodska listina

Potni nalog z obračunom in prilogami je knjigovodska listina, ki dokazuje davčno priznan strošek. Hrani se urejeno in dostopno za nadzor — davčni predpisi zahtevajo hrambo najmanj za čas, v katerem je mogoč davčni nadzor, v praksi pa se priporoča 10 let (toliko ZDDV-1 predpisuje za račune). Elektronska hramba je enakovredna papirni, če zagotavlja verodostojnost in dostopnost.

Potni nalog za s.p.

Samostojni podjetnik je hkrati odredbodajalec in potnik: nalog izda in podpiše sam sebi, po poti pa naredi obračun. Pravila so enaka kot za podjetja — konkretna relacija, konkreten namen, priloženi računi. Ker pri s.p. ni “šefa”, ki bi pot potrjeval, je disciplina sprotnega izdajanja še toliko pomembnejša. Poglej rešitev za samostojne podjetnike — nalog nastane iz enega stavka, obračun pa se sestavi sam.

Najpogostejše napake pri potnih nalogih

1. Nalog za nazaj — cel mesec nalogov, izdanih zadnji dan meseca, se pri pregledu takoj opazi (isti pisalo, ista roka, zaporedni datumi).
2. Pavšalen namen — “službeno” ali “teren” ni namen; zapiši, kaj si tam delal in pri kom.
3. Manjkajoči računi — cestnina in parkirnina brez računa nista priznani.
4. Vrzeli v številčenju — glej zgoraj.
5. Neusklajenost z drugimi evidencami — če je potnik po evidenci delovnega časa tisti dan na dopustu, nalog ne more biti verodostojen.
6. Napačna stopnja kilometrine — stara predloga s staro stopnjo tiho dela škodo.

Najhitrejši način: povej in potrdi

Ročno izpolnjevanje obrazca je zamudno in ravno tam nastanejo napake. V aplikaciji nalog.si pot poveš v naravnem jeziku, AI pripravi osnutek z vsemi obveznimi polji, ti pa ga le pregledaš in potrdiš.

Povej pot v enem stavku — AI izpolni obvezna polja, ti le pregledaš in potrdiš.

Rezultat: tiskljiv nalog z zaporedno številko, samodejno obračunano kilometrino in dnevnicami ter mesečni obračun v Excelu tvojega računovodje. Kaj vse tak program za obračun potnih nalogov prevzame, si oglej na pregledni strani. Za terenske ekipe se vožnje beležijo same — oglej si rešitev Teren, cene pa na ceniku.

Vsebina je informativna in odraža stanje julija 2026. Za konkretne primere (tujina, kombinacija dnevnic in prenočevanja, predujmi) se posvetuj z računovodjo.