Evidenca delovnega časa 2026
Kaj mora delodajalec voditi v evidenci delovnega časa po ZEPDSV: obvezni podatki, hramba, obveščanje delavcev, elektronsko vodenje in globe do 20.000 €.
Posodobljeno:
Evidenco delovnega časa mora voditi vsak delodajalec v Sloveniji — to določa Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Novela ZEPDSV-A, ki velja od 20. novembra 2023, je seznam obveznih podatkov razširila (prihod, odhod, odmor, seštevek ur), uvedla obvezno mesečno obveščanje delavcev in zaostrila globe. Tukaj je vse, kar moraš imeti urejeno v letu 2026.
Na kratko
- Evidenco vodi vsak delodajalec — tudi s.p. z enim zaposlenim; velja tudi za študente in druge, ki delajo na drugi pravni podlagi.
- Dnevno se beležijo prihod in odhod, odmor, opravljene ure (tudi nadure in posebni pogoji) ter tekoči seštevek ur.
- Delavca je treba mesečno pisno obvestiti o njegovih urah (ali mu dati elektronski dostop).
- Globe: 1.500–20.000 € za delodajalca; elektronsko vodenje je obvezno za kršitelje.
Kdo mora voditi evidenco
Obveznost velja za vse delodajalce, ne glede na velikost — od s.p. z enim zaposlenim do korporacije. Po noveli se evidenca vodi za vsako osebo, ki pri delodajalcu opravlja delo na kakršnikoli pravni podlagi: za redno zaposlene, študente na napotnici, delavce prek podjemnih in avtorskih pogodb, napotene delavce.
Edina prava izjema: samozaposleni brez zaposlenih (s.p., ki dela sam) evidence zase ne vodi. A pozor — že prvi zaposleni (tudi študent) obveznost vklopi v celoti.
Kateri podatki so obvezni
ZEPDSV v evidenci o izrabi delovnega časa zahteva dnevno vodenje teh podatkov:
| Sklop | Podatki |
|---|---|
| Prisotnost | čas prihoda na delo in odhoda z dela |
| Odmor | izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom |
| Opravljene ure | skupno število ur (poln / krajši delovni čas, z oznako vrste) |
| Nadure | opravljene ure v času nadurnega dela |
| Posebni pogoji | ure nočnega, nedeljskega, izmenskega in prazničnega dela |
| Razporeditev | ure v neenakomerno razporejenem ali začasno prerazporejenem času |
| Seštevek | tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu (referenčno obdobje) |
| Odsotnosti | neopravljene ure z nadomestilom plače (v breme delodajalca ali drugih) in brez njega |
Podatki v krepkem tisku so novosti ZEPDSV-A — ravno tisti, ki jih klasična “tabela ur ob koncu meseca” ne pokrije. Evidenca, ki nastane za nazaj iz spomina, ne izpolnjuje zahteve po dnevnem vodenju.
Celotno besedilo novele je v Uradnem listu RS št. 50/2023.
Odmor in malica: kaj se beleži in kaj povrne
Odmor med delom je po ZDR-1 pravica: pri polnem delovnem času znaša 30 minut na dan in se všteva v delovni čas (pri krajšem delovnem času, a vsaj 4 urah dnevno, odmor pripada sorazmerno). ZEPDSV-A zahteva, da se izraba in obseg odmora zabeležita v evidenci — “minus 30 minut avtomatsko” torej ni vodenje, ampak ugibanje.
Z odmorom je povezano tudi povračilo za prehrano med delom (malica): neobdavčeno je do 7,96 € na dan, ko je delavec na delu prisoten vsaj 4 ure; kolektivna pogodba lahko določi drugačen znesek, presežek nad davčno mejo pa je obdavčen. Za dan, ko je delavec na službeni poti z dnevnico, mu malica praviloma ne pripada — dnevnica prehrano že pokriva. Tudi za obračun malice torej potrebuješ isto stvar: zanesljivo evidenco dni prisotnosti.
Kako izgleda pravilno voden dan
Primer dnevnega zapisa za delavca s polnim delovnim časom:
| Podatek | Zapis |
|---|---|
| Čas prihoda | 7.00 |
| Izraba odmora | 11.30–12.00 (30 min, všteto v delovni čas) |
| Čas odhoda | 15.00 |
| Opravljene ure | 8,00 |
| Nadure / posebni pogoji | 0 / — |
| Tekoči seštevek (mesec) | +0,00 |
Tak zapis mora nastati za vsak dan sproti — in prav tu se papir in preglednice zlomijo, ko je ekipa na terenu ali na več lokacijah.
Dnevno vodenje brez papirja: prihod, odmor in odhod se zapišejo sproti, vodja pa vidi ekipo v živo.
Obveščanje delavca: mesečno in pisno
Delodajalec mora delavca enkrat mesečno pisno obvestiti o podatkih iz evidence za pretekli mesec, in sicer do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo lahko nadomesti neposreden elektronski dostop delavca do njegove evidence — kar je v praksi najpreprostejša pot, saj odpade mesečno tiskanje in podpisovanje.
Poleg tega lahko delavec enkrat tedensko zahteva, da ga delodajalec seznani s podatki iz evidence. Aplikacija, v kateri delavec svoje ure in saldo vidi kadar koli, obe obveznosti pokrije mimogrede.
Hramba: trajno, na sedežu
Evidence se hranijo na sedežu delodajalca oziroma na kraju opravljanja dela. Evidenca o izrabi delovnega časa je listina trajne vrednosti — hrani se trajno in je ni dovoljeno uničiti. Ob inšpekcijskem nadzoru mora biti dostopna na kraju samem, zato “nekje na strežniku pri bivšem računovodji” ne zadošča.
Kdaj je elektronsko vodenje obvezno
Zakon oblike evidence ne predpisuje — vodiš jo lahko na papirju, v preglednici ali v aplikaciji, dokler vsebuje vse obvezne podatke in nastaja dnevno.
Obvezno elektronsko vodenje (z revizijsko sledjo sprememb) se odredi delodajalcem kršiteljem: tistim, ki jim je bila pravnomočno izrečena globa zaradi kršitev določb o delovnem času oziroma o vodenju evidenc. Predlaga ga lahko tudi sindikat oziroma delavski predstavniki. Povedano drugače: kdor evidenco vodi pošteno, si obliko izbere sam — kdor je bil kaznovan, dobi elektronsko predpisano.
Globe
Nadzor izvaja Inšpektorat RS za delo. Predpisane globe:
| Kršitev | Globa za delodajalca |
|---|---|
| Nevodenje / pomanjkljivo vodenje evidenc, opustitev obveščanja | 1.500–20.000 € |
| Kršitve obveznega elektronskega vodenja | 3.000–20.000 € |
Za manjše delodajalce so razponi nižje postavljeni, globa pa je predvidena tudi za odgovorno osebo delodajalca. Ob globi pogosto pride še neprijetnejši del: evidenca je dokaz v sporih o nadurah in plačilu — brez nje delodajalec težko dokaže svojo plat.
Najpogostejše napake pri evidenci
- Evidenca za nazaj — tabela, izpolnjena zadnji dan meseca, ni dnevna evidenca; ure “od 8 do 16” vsak dan brez odmora so rdeča zastavica.
- Manjkajoč odmor — izraba odmora je samostojen obvezen podatek, ne pribitek.
- Brez tekočega seštevka — saldo ur v referenčnem obdobju mora biti razviden, sicer ni mogoče spremljati nadur in prerazporeditev.
- Študenti mimo evidence — evidenca velja za vse, ki delajo, ne le za redno zaposlene.
- Ni mesečnega obvestila — tudi vzorno vodena evidenca krši zakon, če delavec do plačilnega dne ne dobi podatkov (ali dostopa do njih).
- Papir brez varnostne kopije — trajna hramba pomeni, da izguba map ni opravičilo.
Aplikacija za evidenco delovnega časa, ki se vodi sama
V aplikaciji nalog.si zaposleni začne dan z enim dotikom (ali pove v enem stavku), evidenca pa nastaja sproti: prihod, odmor, odhod, saldo ur v živo in mesečni izvoz v Excelu, skladen z ZEPDSV.
Vsak delavec kadar koli vidi svoje ure in saldo — s čimer je mimogrede pokrita tudi obveznost seznanitve.
Oglej si rešitev Evidenca in cenik; če ekipa dela tudi na terenu, se evidenci pridružijo še potni nalogi in obračun prevoza na delo.
Vsebina je informativna in odraža stanje julija 2026. Za posebne primere (napoteni delavci, referenčna obdobja, kolektivne pogodbe) preveri veljavni ZEPDSV oziroma se posvetuj s pravno službo ali računovodjo.