Politika zasebnosti

Zadnja posodobitev: 10. avgust 2026 · različica 1.3

1. Upravljavec

Storitev nalog.si (v nadaljevanju »storitev«, »mi«) upravlja:

Rak’s, računalniško programiranje, Rok Rak s.p., Tolstojeva ulica 7, Vir, 1230 Domžale, matična številka: 7528728000, davčna številka: 68522657 (nismo zavezanci za DDV).

Kontakt za vprašanja o varstvu podatkov: hej@nalog.si. Pooblaščene osebe za varstvo podatkov (DPO) nismo imenovali, ker to za obseg naše obdelave ni zakonsko zahtevano.

Osebne podatke obdelujemo skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR, EU 2016/679) in ZVOP-2.

2. Upravljavec ali obdelovalec

• Za samostojne uporabnike in s.p. račune smo upravljavec podatkov tvojega računa in vsebine.
• Za podjetja in računovodske servise, ki v storitev vnašajo podatke svojih zaposlenih oziroma svojih strank, je naročnik upravljavec, mi pa nastopamo kot njegov obdelovalec. V tem primeru velja pogodba o obdelavi iz razdelka 14; naročnik je odgovoren za pravno podlago in obveščanje svojih posameznikov (zaposlenih, strank).

3. Katere podatke obdelujemo

4. Nameni in pravne podlage

• Zagotavljanje storitve — računi, izdelava nalogov iz tvojega vnosa, izračun kilometrine in dnevnic, evidenca delovnega časa, izvozi in pošiljanje obračunov. Pravna podlaga: izvajanje pogodbe — čl. 6(1)(b).
• AI obdelava vnosa in glasu, da iz besed nastane strukturiran nalog ali zapis. Čl. 6(1)(b).
• Samodejno beleženje voženj (funkcija »Vožnja«) — na tvojo pobudo zabeležimo vožnjo in iz nje pripravimo osnutek potnega naloga; sprožilec je lahko povezava s tvojim avtomobilskim Bluetoothom. Podrobnosti in zaščitni ukrepi so v razdelku 6. Čl. 6(1)(b).
• Shranjevanje vnosov in AI izhodov v evidenci uporabe za odpravljanje napak, kakovost, preprečevanje zlorab in podporo. Zakoniti interes — čl. 6(1)(f). Obdelavi lahko ugovarjaš (razdelek 10).
• Obračun in davčne evidence. Zakonska obveznost — čl. 6(1)(c) in pogodba.
• Varnost in preprečevanje zlorab (omejitve dostopa, zaščita javnih obrazcev z nevidnim preverjanjem, ali je obiskovalec človek). Čl. 6(1)(f).
• Spremljanje napak in stabilnosti — odkrivanje in odpravljanje tehničnih napak v aplikaciji prek zunanjega ponudnika za spremljanje napak, vključno z zakritimi diagnostičnimi posnetki seje. Zakoniti interes — čl. 6(1)(f).
• Odgovori na kontaktna sporočila. Čl. 6(1)(b) oziroma (f).
• Spletna analitika — merjenje obiska naše javne spletne strani z lastno gostujočo, anonimno analitiko (brez piškotkov in brez osebnih podatkov), da razumemo, katere vsebine so koristne. Zakoniti interes — čl. 6(1)(f).

5. AI in avtomatizirana obdelava

Za pretvorbo vnosa v strukturirane zapise uporabljamo zunanje AI podobdelovalce, ki podatke prejmejo prehodno, samo za vrnitev rezultata:

• Razčlenjevanje besedila: zunanji ponudnik velikih jezikovnih modelov — prehod OpenRouter, Inc. (ZDA) — z izrecno zahtevo, da se podatki ne uporabijo za učenje modelov in se pri ponudniku ne hranijo.
• Prepis govora: zunanji ponudnik samodejnega prepisa govora Soniox, Inc. (ZDA). Zvočni posnetek se obdela prehodno za prepis; mi posnetka ne hranimo, hranimo pa prepis v evidenci uporabe.
• Razdalje in naslovi: zunanji ponudnik za izračun razdalj in geokodiranje naslovov.

Vsak AI izhod je osnutek, ki ga pregledaš in potrdiš — o tebi se ne sprejemajo izključno avtomatizirane odločitve s pravnimi učinki v smislu čl. 22 GDPR. Vse številke (kilometrina, dnevnice, ure) izračuna naš sistem po veljavnih stopnjah, ne AI.

6. Samodejno beleženje voženj (Vožnja) in lokacija

Funkcija Vožnja omogoča, da telefon zabeleži prevoženo pot in iz nje samodejno pripravi osnutek potnega naloga. Funkcija je neobvezna in se sproži na tvojo pobudo (ročni začetek beleženja) ali — če to sam vklopiš — ob povezavi z avtomobilskim Bluetoothom. Zasnovana je tako, da ostane čim več podatkov na tvoji napravi:

• Surova GPS-sled ne zapusti tvoje naprave. Pot se beleži lokalno; v oblak naložimo le izpeljano vožnjo — začetek in konec, vmesne točke, poenostavljeno črto poti, skupno razdaljo in čase. Razdaljo za nalog izračunamo prek ponudnika za razdalje (razdelek 5), ne iz surove sledi.
• Črto poti (za predogled na zemljevidu) hranimo le, dokler vožnje ne razvrstiš; ob pretvorbi v nalog ali ob označitvi kot »zasebno« jo zavržemo.
• Razvrstitev je tvoja odločitev. Vsaka zabeležena vožnja je osnutek: sam jo označiš kot službeno (nastane osnutek naloga, ki ga še potrdiš) ali zasebno (se arhivira in ne postane dokument). Samodejnih odločitev s pravnimi učinki o tebi ne sprejemamo.
• Bluetooth. Če vklopiš samodejni sprožilec, shranimo identifikator avtomobilske naprave (ime in naslov Bluetooth), ki jo sam izbereš, in preverjamo le, ali je ta naprava trenutno povezana — torej ali si v avtu. Naprav v tvoji okolici ne pregledujemo in ne beležimo drugih naprav.
• Dovoljenja. Za beleženje potrebujemo dovoljenje za lokacijo, za samodejni sprožilec pa dovoljenje za Bluetooth; oboje podeliš in kadar koli prekličeš v nastavitvah naprave. Beleženje v ozadju poteka le med aktivno sejo vožnje.

Zasebne vožnje v službenem vozilu obstajajo; razvrstitveni korak je namenoma tisti trenutek, ko iz zapisa gibanja nastane (ali pa ne) delovni dokument.

7. Komu posredujemo podatke (podobdelovalci)

Podatkov ne prodajamo. Podatki v mirovanju (baza, datoteke, varnostne kopije) so shranjeni v EU. AI in zemljevidni ponudniki prejmejo vnos prehodno, samo za vrnitev rezultata. Podobdelovalce navajamo po funkciji:

Poimenski, posodobljen seznam podobdelovalcev je na voljo na zahtevo prek hej@nalog.si; poslovnim naročnikom in računovodskim servisom ga posredujemo tudi ob sklenitvi pogodbe o obdelavi (razdelek 14) in jih o spremembah obvestimo vnaprej.

Zaščita kontaktnega obrazca: javni obrazec varujemo z nevidnim preverjanjem, ali je obiskovalec človek; pri tem se obdelajo omejeni tehnični podatki (npr. IP-naslov, lastnosti brskalnika) izključno za to presojo, ne za oglaševanje in ne za sledenje po spletu.

Spremljanje napak: posnetki seje so privzeto zakriti — vsa besedila, vnosna polja in večpredstavnostna vsebina so maskirani, zato se dejanska vsebina (imena, zneski, lokacije) ne prenaša; zajamemo le strukturo in potek uporabe za reprodukcijo napake. Obdelava poteka v EU.

Če nas kontaktiraš prek WhatsAppa, pogovor ureja politika zasebnosti družbe WhatsApp/Meta — povezavo odpreš sam, mi pa o tem ne prejmemo nobenih podatkov, dokler ne pišeš.

8. Hramba

• Vnosi in prepisi v evidenci uporabe AI: 90 dni, nato izbris ali anonimizacija.
• Vožnje (funkcija Vožnja): izpeljana vožnja se hrani, dokler je ne razvrstiš oziroma dokler je vezana na nastali nalog; črta poti se zavrže ob razvrstitvi; zavržene in zasebne vožnje izbrišemo po splošnih rokih za vsebino računa.
• Račun, organizacija, nalogi, delovni čas: dokler imaš račun; po zaprtju izbris v 90 dneh, razen kjer zakon zahteva daljšo hrambo.
• Računovodske listine in računi: po slovenski zakonodaji (praviloma do 10 let, ZDDV-1/ZGD-1).
• Kontaktna sporočila: do zaključka zadeve, največ 2 leti.
• Varnostne kopije: krožno, prepisane v 30 dneh.

9. Prenosi v tretje države

Podatki v mirovanju ostajajo v EU. Nekateri podobdelovalci za prehodno AI/prepisno obdelavo in plačila so v ZDA; prenosi temeljijo na standardnih pogodbenih klavzulah EU in/ali okviru EU–ZDA za varstvo podatkov (Data Privacy Framework), kjer je ponudnik certificiran.

10. Tvoje pravice

Po GDPR lahko zahtevaš: dostop, popravek, izbris, omejitev obdelave, ugovor (tudi obdelavi na podlagi zakonitega interesa) in prenosljivost podatkov; privolitev lahko kadar koli prekličeš. Piši na hej@nalog.si — odgovorimo najpozneje v enem mesecu.

Pritožbo lahko vložiš pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec RS, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, www.ip-rs.si.

11. Varnost

Šifriran prenos (HTTPS), zgoščena gesla, časovno omejeni in podpisani dostopi do datotek, nadzor dostopa po vlogah, dostop do evidence uporabe omejen na skrbnike, podobdelovalci po načelu najmanjšega obsega. Popolne varnosti ne more zagotoviti nihče; ob kršitvi ravnamo po čl. 33–34 GDPR.

12. Piškotki in lokalna shramba

Uporabljamo izključno nujno potrebno shrambo: sejni žeton in izbrano podjetje (lokalna shramba brskalnika). Analitičnih ali oglaševalskih piškotkov ne uporabljamo. Za merjenje obiska spletne strani uporabljamo lastno gostujočo, anonimno analitiko na našem strežniku v EU: ne nastavlja piškotkov, ne shranjuje tvojega IP-naslova in ne sledi obiskovalcem med spletnimi mesti — meri zgolj združene podatke o obisku (npr. ogledana stran, vir obiska, vrsta naprave). Ker ne uporablja piškotkov in ne obdeluje osebnih podatkov, zanjo privolitev ni potrebna. Zaščita kontaktnega obrazca lahko za delovanje nastavi lasten tehnični piškotek izključno na strani s tem obrazcem.

13. Otroci

Storitev ni namenjena osebam, mlajšim od 16 let, in njihovih podatkov zavestno ne obdelujemo.

14. Pogodba o obdelavi (podjetja in računovodski servisi)

Kadar smo tvoj obdelovalec: obdelujemo izključno po dokumentiranih navodilih; zagotavljamo zaupnost in varnostne ukrepe iz razdelka 11; uporabljamo podobdelovalce iz razdelka 7 (s sklenitvijo naročnine jih odobriš; o spremembah obvestimo vnaprej); pomagamo pri zahtevah posameznikov in pri kršitvah; ob prenehanju podatke izbrišemo ali vrnemo v strojno berljivi obliki.

15. Spremembe

Politiko lahko posodobimo; o bistvenih spremembah obvestimo v aplikaciji ali po e-pošti. Nadaljnja uporaba pomeni sprejem posodobljene različice.